تنتقل أنظمة الهاتف PBX من الأجهزة المادية والكابلات الموجودة في المكتب إلى برمجيات قائمة على السحابة؛ إذ تتصل أجهزة الموظفين بهذه البنية المركزية عبر الإنترنت. ففي PBX التقليدي، كان تعريف الأرقام الداخلية وتوجيه المكالمات يتمان من الجهاز الموجود في المكتب، وكان من الممكن أن يتطلب الأمر التدخل في البنية التحتية المادية لإضافة موظف جديد أو فرع جديد. وتستند عملية التحول إلى VoIP، الذي ينقل الصوت على شكل حزم بيانات عبر شبكة IP، وإلى البنية التحتية السحابية التي تدير وظائف المقسم من خلال البرمجيات. ويشير VoIP إلى طريقة نقل الصوت، بينما يشير المقسم السحابي إلى إدارة المكالمات داخل المؤسسة.
في المقسم السحابي، تُوجَّه المكالمة الواردة إلى الرقم الداخلي أو إلى أرقام أخرى وفق قواعد مثل ساعات العمل وIVR وقائمة الانتظار ومجموعة الرنين؛ ويمكن استخدام هاتف IP أو softphone أو تطبيق محمول أو خط مُعرَّف. كما يمكن جمع تسجيلات المكالمات ومددها وبيانات إعداد التقارير في لوحة التحكم. ويوفر النظام سيناريوهات مثل الإعلانات المختلفة، وقوائم الانتظار، وتشغيل عدة أرقام داخلية في الوقت نفسه.
تشمل خصائص Kırmızı Santral إدارة قوائم الانتظار، وواجهة الويب، وتكامل البرمجيات، والتقارير. ويرتبط النظام بـ CRM وERP عبر API أو التكامل، ويمكنه مطابقة الرقم المتصل بسجل العميل.
لماذا هو مهم
يُخرج هذا التحول البنية التحتية الهاتفية من ارتباطها بمكتب واحد، ما يسهّل دمج الموظفين الجدد والفروع في نظام المكالمات القائم من دون تدخل مادي. ويسهم جمع قواعد المكالمات والتسجيلات والتقارير في لوحة واحدة في توحيد إدارة الاتصالات، ولا سيما للفرق العاملة في أكثر من موقع، بينما يتيح تكامل CRM وERP مطابقة الرقم المتصل بسجل العميل. ويكتسب تولّي VoIP والمقسم السحابي وظائف مختلفة أهمية حاسمة، حتى لا يُنظر إلى نقل الصوت عبر الإنترنت وإدارة المكالمات داخل المؤسسة على أنهما التقنية نفسها. لكن بما أن المحتوى يركز على خصائص Kırmızı Santral، فإنه لا يقدم مقارنة مع حلول مختلفة؛ كما تظل كيفية التعامل مع استمرارية الخدمة وإدارة التسجيلات وصلاحيات الوصول في بنية تعتمد على اتصال الإنترنت غير واضحة.